BBB salas, cambios en la herramienta de videoconferencia de SomosNube

Las personas y entidades socias, a partir de ahora, podrán escoger entre dos maneras de tener un servicio de videoconferencia:

• Si no tienen una oficina en SomosNube: servicio monousuario como herramienta independiente a través de bbbsalas.somosnube.coop
• Si tienen una oficina básica o avanzada en SomosNube: servicio monousuario o multiusuario dentro de su oficina.

En ambos casos la interfaz visual de acceso y gestión de salas es el software libre Nextcloud, en el primer caso limitado al servicio de videoconferencia y en el segundo con todas sus funcionalidades de oficina.

Desde estas dos aproximaciones se han definido diferentes opciones con diferentes tarifas para responder a las distintas necesidades de las personas y entidades.

Motivos del cambio

Durante la pandemia del COVID-19 en 2020 participamos con otras cooperativas del mundo al poner en marcha un servicio compartido de videoconferencia basado en el software libre BigBlueButton (BBB) que hemos estado usando hasta ahora. La experiencia de Meet.coop fue buena para responder a aquella situación, para compartir conocimiento y ganar experiencia. En el último año empezamos a hacer pruebas dentro del equipo de SomosNube y con algunas entidades socias para internalizar este servicio. Esto nos permite tener un mejor control sobre las actualizaciones y dar una mejor respuesta a las usuarias. Mantenemos la participación en Meet.coop como espacio de compartir conocimiento con otras cooperativas.

¿Qué cambia?

Con esta internalización también se ha re-evaluado el servicio, y valorado cargas de las infraestructuras necesarias, de sus costes y de la dedicación que hace falta al equipo. También hemos analizado las diferentes necesidades de las entidades y personas socias intentando dar opciones para todas. En cuanto a software tenemos claro que nos gusta BigBlueButton por su funcionamiento y funcionalidades, pero lo hemos estado valorando y hemos decidido descartar el software de interfaz de gestión de salas Greenlight y apostar por un módulo de Nextcloud. Este es un software que conocemos bien, porque es el que usamos para las oficinas, y últimamente ha incorporado una buena integración con BBB. Esto también nos facilita la gestión de cuentas de usuaria integrada.

Cuando impulsamos Meet.coop no teníamos previsiones de la carga de los servidores, del tráfico o de los posibles consumos. Para simplificar (o porque el software del momento no lo permitía) se dieron opciones que realmente no limitaban el número de personas conectadas ni de grabaciones de vídeo, se daban solo recomendaciones. Al definir el nuevo servicio hemos tenido en cuenta lo que ya hemos aprendido. Hay opciones para quienes no necesita grabación de vídeo y para quien la necesita, y no se almacenan las grabaciones indefinidamente. Además las diferentes opciones de número de salas o de personas conectadas tiene un límite técnico real.

A pesar de estos cambios se ha procurado tener unas tarifas similares a las que había, no todas las opciones son equivalentes pero se asemejan. En algunos casos la tarifa equivalente incluso baja o mejora algunas características. En otros aspectos se añaden limitaciones (como en el límite de almacenamiento) por la sostenibilidad del servicio.

Resumen de los cambios:

• Opciones similares pero re-organitzadas, atención a les distintas necesidades
• Cambiamos Greenlight por Nextcloud como herramienta de gestión de salas
• Registro de vídeo no ilimitado
• Límites reales de salas y número de conexiones

Resumint els canvis:

• Opcions similars però re-organizades, atenció a les diferents necessitats
• Greenlight per Nextcloud com a eina de gestió de sales
• Enregistrament de vídeo no il·limitat
• Límits de sales i nombre de connexions reals

Opciones y tarifas

Herramienta independiente a través de bbbsalas.somosnube.coop

Estas opciones son para las personas o entidades que no tienen una oficina contratada en SomosNube y simplemente quieren un servicio de videoconferencia. Las dos son “monousuario”, el que quiere decir que hay una sola cuenta administradora, pero evidentemente se pueden conectar diferentes personas a través de un enlace y dentro de la sala de videoconferencia distribuir roles de presentación o moderación. Si se quiere tener más de una cuenta administradora hay que elejir alguna de las opciones integradas con la Oficina avanzada.

• • BBB salas Básico simple
    • Tarifa: 100€/año – 10€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Monousuario con una interfaz de Nextcloud a través de bbbsales.somnuvol.coop, bbbsalas.somosnube.coop o bien bbbrooms.commonscloud.coop
    • Máximo de salas: 10
    • Máximo persones por sala: 20
    • Registro de vídeo: No
    • Cambios: misma tarifa que Básico-simple de la tarifa antigua, limitación de salas, limitación real de personas por sala pero permite 20 en lugar de las 10 recomendadas hasta ahora, ya no permite grabación.
  • BBB salas Básico superior
    • Tarifa: 215€/any – 25€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Monousuario con una interfaz de Nextcloud a través de bbbsales.somnuvol.coop, bbbsalas.somosnube.coop o bien bbbrooms.commonscloud.coop
    • Máximo de salas: 30
    • Máximo persones por sala: 30
    • Registro de vídeo: Sí (se borran los + antiguos de 3 meses)
    • Cambios: misma tarifa que Básico-medio de la tarifa antigua, limitación de salas, limitación real de personas por sala, pero permite 30 personas en lugar de las 20 recomendadas hasta ahora, permite grabación, pero se borra con 3 meses de antigüedad (hay que descargar los vídeos que se quieran conservar)

Esta opción es por quien ya tiene una Oficina básica con SomosNube (oficina.somnuvol.coop, oficina.somosnube.coop, office.commonscloud.coop) y quiere BBB integrado en la Oficina. Está pensado para personas individuales que quieren tener un servicio de videoconferencia propio. Se escoge como un extra sobre la cuota contratada de una Oficina básica+correo. Cuando decimos que es “monousuario” quiere decir que hay una sola cuenta de administración, evidentemente permite conectar varias personas a través de un enlace.

• Extra BBB S (monousuario) de la Oficina básica
  • • Tarifa: 90€/año – 9€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Monousuario
    • Máximo de sales: 10 salas
    • Máximo personas por sala: 20
    • Registro de vídeo: No
    • Cambios: tarifa un poco inferior a la tarifa ‘BBB salas Básico simple’ pero con las mismas condiciones, para quiénes ya tienen una oficina.

• Extra BBB S (básico monousuario) de la Oficina avanzada
  • • Tarifa: 90€/año – 9€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Monousuario (un única cuenta gestiona las salas)
    • Máximo de salas: 10 sales
    • Máximo personas por sala: 20
    • Registro de vídeo: No
    • Cambios: tarifa algo inferior a la tarifa Básico-simple en oficina compartida pero con las mismas condiciones.
• Extra BBB L (avançat simple multiusuari) de la Oficina avanzada
  • • Tarifa: 485€/año – 45€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Multiusuario
    • Máximo de salas: 5 salas para cada cuenta común + 30 salas para la cuenta de gestor
    • Máximo personas por sala: 50
    • Registro de vídeo: Sí (se borran los + antiguos de 3 meses)
    • Cambios: tarifa igual a la tarifa Básico-superior antigua, con límite de salas, pero con más cuentas que las pueden usar y con una cuenta gestora que puede crear hasta 30, con límite real de personas por salas igual al que había recomendado, permite grabación, pero se borra con 3 meses de antigüedad (hay que descargar los vídeos que se quieran conservar).
• Extra BBB XL (avançat superior multiusuari) de la Oficina avanzada
  • • Tarifa: 900€/año – 90€/mes (iva incluido)
    • Gestión: Multiusuario
    • Máximo de salas:
    • 5 salas para cada cuenta común + salas ilimitadas para la cuenta de gestor
    • Máximo personas por sala: 100
    • Registro de vídeo: Sí (se borran los + antiguos de 3 meses)
    • Cambios: tarifa un poco inferior la tarifa avanzada antigua, con límite de salas, pero con más cuentas que las pueden usar y con una cuenta gestora que puede crear ilimitadas, con límite real de personas por salas igual al que había recomendado, permite grabación, pero se borra con 3 meses de antigüedad (hay que descargar los vídeos que se quieran conservar).

Pasos a seguir

Desde SomosNube nos pondremos en contacto con las personas y entidades que tienen contratada la herramienta de videoconferencia y les vamos a proponer una de las opciones, dejaremos hasta el 26 de enero para que nos lo confirmen o nos digan qué otra opción quieren.

A partir de aquí:

• Los daremos acceso a la nueva herramienta con la opción escogida (habrá que volver a crear las salas)
• Cambiaremos el contrato a partir de su fecha de renovación (mantendremos el presente contrato hasta que se renueve y en los casos que se escoja una opción de un coste inferior devolveremos la diferencia)
• Preguntaremos quién necesita descargar grabaciones de vídeo antiguos y, si hace falta, daremos instrucciones para hacer la descarga y un plazo para hacerlo.

Pasado un periodo de un mes de la puesta en marcha del nuevo servicio se darán de baja los servicios anteriores.