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SomosNube lanza un nuevo portal que simplifica la gestión tanto de las cuentas personales como de las colectivas, a través del cual las organizaciones pueden añadir miembros y concederles acceso a las herramientas contratadas. El nuevo portal también permite a los usuarios consultar las facturas emitidas y mejora la gestión interna de la cooperativa.
Acceso al Portal
Se puede acceder al portal en la siguiente dirección web…
… para acceder, debes utilizar la misma cuenta de usuario que has estado utilizando para acceder a las herramientas de SomosNube.
Contraseña
La contraseña es única, la misma que utilizas para acceder al Portal y a todas las herramientas a las que tienes acceso. Sin embargo, la primera vez que inicies sesión en el Portal, el nuevo sistema de autenticación te pedirá que la cambies y te enviará un correo electrónico para validarla. Te recomendamos que uses la misma contraseña que antes, pero es posible que los requisitos de seguridad del nuevo sistema te lo impidan y te obliguen a cambiarla. Ten en cuenta que, si se da este caso, la contraseña que utilizas para acceder a las herramientas (Oficinas, ERP-CRM, Videoconferencia, etc.) también cambiará.
Guía del Portal
Se ha elaborado una guía que explica cómo utilizar el Portal, tanto para personas individuales como para organizaciones asociadas, tanto para quienes lo utilizan a título personal como para quienes gestionan grupos, así como para los usuarios de Cata-SomosNube o aquellos que son usuarios a través de una organización.
Guía del portal
¿Qué os pedimos?
Pedimos a las personas y entidades socias, así como al resto de usuarias, que nos confirméis que podéis acceder al Portal y que la información que encontráis allí es correcta (perfil, idioma de comunicación, correo electrónico, servicios contratados, colectivos a los que pertenecéis, etc.).
Y si no es correcto, os pedimos que nos proporcionéis la máxima información posible para que podamos estudiar por qué puede fallar. Para hacerlo de forma específica, os pedimos que lo hagáis a través del siguiente formulario.
Formulario de observaciones sobre el Portal SNPor otra parte, se abrirá un espacio en el Ágora para hacer un seguimiento del uso del Portal.
Novedades
La principal novedad del Portal es que facilita la contratación de herramientas, que ya no se realizará a través de un formulario. También te permite actualizar tus datos personales y de facturación, así como consultar las facturas emitidas. Además, facilita la gestión de los grupos, las cuentas que forman parte de ellos y su acceso a las herramientas contratadas.
Secciones del Portal
Al entrar en el Portal, verás tu propio perfil con tus datos básicos, donde podrás cambiar tu dirección de correo electrónico, contraseña, idioma de la interfaz y/o el idioma en el que deseas recibir nuestras comunicaciones.
Debajo del nombre, en la parte izquierda de la pantalla, hay un campo desplegable denominado «Colectivo». Cada miembro tiene un colectivo a su nombre, aunque no lo utilice (por si desea contratar herramientas multiusuario y compartirlas con otras personas), y las personas que administran o forman parte de un colectivo pueden elegir a qué colectivo pertenecen.
El menú de la izquierda del Portal muestra, además del Perfil, la sección «Servicios» (herramientas suscritas y gestión de accesos), «Contratos» (para suscribirse a nuevas herramientas o rescindir un contrato), «**Facturas**» (para ver las facturas emitidas) y «**Grupos**» (para ver a las demás personas que forman parte de un grupo o para gestionar la pertenencia al mismo).
Novedades para las personas socias usuarias
Como persona socia usuaria, el Portal te permite:
- Editar tu propio perfil, cambiar tu correo electrónico o contraseña
- Gestionar las herramientas a las que te has suscrito desde «Servicios»
- Suscribirte a nuevas herramientas o extras para herramientas a las que ya te has suscrito desde «Contratos», y también solicitar la cancelación de un contrato
- Ver las facturas emitidas en «Facturas»
- Gestionar tu propio «Colectivo» para invitar a otras personas a utilizar las herramientas o crear subgrupos (familia, amigos, etc.)
Novedades para las organizaciones asociadas usuarias
Las personas que gestionan una entidad socia usuaria a través del Portal pueden:
- Seleccionar el Colectivo de la entidad o sus subgrupos en el menú desplegable.
- Desde el menú «Colectivo», gestionar el colectivo o subcolectivo seleccionado en el menú desplegable e invitar a personas (ya sean usuarias o nuevas usuarias de SomosNube) al colectivo.
- A través del menú «Colectivo», decidir si se concede el rol de «administrador» a otras personas de la entidad.
- A través del menú «Contratos», suscribirse a nuevas herramientas o solicitar la cancelación de los contratos de la entidad para su Colectivo o subcolectivo. Además, consultar los detalles del contrato.
- A través de «Servicios», gestionar qué personas del Colectivo pueden acceder a cada herramienta y si tienen un rol de administrador (lo que les permite conceder acceso a otras personas).
- Consultar las facturas emitidas desde «Facturas».
Esta gestión colectiva se realizaba anteriormente a través de la plataforma «Gent» (gent.commonscloud.coop) y ahora se ha trasladado al Portal, de una forma más intuitiva y, sobre todo, sin necesidad de enviar un enlace para añadir personas, ya que puedes invitarlas desde un botón dentro del portal y asignarles un rol. Las personas invitadas a un colectivo recibirán un enlace por correo electrónico. Si ya tienen una cuenta de SomosNube, pueden iniciar sesión en el Portal y verán el nuevo grupo del que forman parte. Si aún no tienen una cuenta, encontrarán un formulario para crearla.
Novedades para los usuarios no miembros
Las personas usuarias que no son socias y que utilizan las herramientas de SomosNube a través del servicio Tast, ya sea porque forman parte de una entidad socia o porque han sido invitados por una, también tienen acceso al Portal, donde pueden:
- Editar su propio perfil, cambiar su correo electrónico o contraseña
- Ver las herramientas a las que tienen acceso en «Servicios»
- Ver los grupos o subgrupos de los que forman parte en «Grupos»
Tarifas
Con el Portal, las tarifas se han reestructurado de modo que hay algunos productos básicos (Oficina básica, Oficina avanzada, Gestor ERP-CRM, Videoconferéncia bbb-salas, … …) a los que se pueden aplicar «extras» (ampliación de la capacidad de memoria, videoconferencia desde la Oficina, más dominios de correo electrónico, módulo Veri*factu, etc…).
Por ejemplo, alguien que se haya contratado la Oficina Básica:
– Puede añadir los extras L, XL y XXL para aumentar la capacidad de memoria
– Puede añadir el Extra BBB para obtener el módulo de videoconferencia
Y quienes antes tenían una «Oficina básica mediana» o una «Oficina básica superior» pasarán a tener una «Oficina básica + Extra L» o una «Oficina básica + Extra XL».
En la mayoría de los casos, las tarifas no cambian; se mantiene la misma tarifa con la nueva estructura. Quienes paguen sus cuotas en mayo ya lo verán reflejado en su factura. Puede haber un ligero cambio en los decimales debido al redondeo.
Cambios en las tarifas
Las únicas tarifas que cambian de forma significativa son las del Correo. Este cambio no está relacionado con la implementación del Portal, sino que se debe al aumento de los costes de prestación del servicio. Estos aumentos ya se habían producido hace unos meses, pero no se repercutieron a las organizaciones usuarias, con la esperanza de hacerlo con la nueva estructura de tarifas. Así, el coste del Correo avanzado es ahora de 90 € al año (IVA incluido) y 10 € al mes (IVA incluido). El Correo avanzado con «Extra XL» (hasta 5 dominios y ampliación de memoria) ha aumentado a 130 € al año (IVA incluido) y 15 € al mes (IVA incluido). El correo incluido en la Oficina Básica no ve afectado su precio.
Tecnología detrás del portal
Desde 2018, la gestión unificada de cuentas se llevaba a cabo mediante la plataforma propia «Gent», que permitía crear cuentas y conceder acceso a las herramientas, de modo que las diferentes herramientas no requerían cuentas y contraseñas independientes. También permitía a las entidades y colectivos añadir personas a sus equipos y concederles acceso a las herramientas contratadas.
En 2023 se puso en marcha el proyecto «GGent» para crear un portal que, además de lo que hacía Gent, se comunicara con el ERP. Los contratos se registran en el ERP y se generan las facturas, lo que reduce parte del trabajo manual y agiliza los procesos, al tiempo que facilita a los usuarios la gestión de altas y bajas y el acceso a sus facturas. Además, ofrece a las organizaciones una forma más sencilla e intuitiva de gestionar sus equipos. En 2026, GGent se convirtió en el Portal SomosNube, donde femProcomuns trabajó junto a las cooperativas Còdec y Coopdevs. En diferentes momentos, el proyecto ha recibido el apoyo de la subvención Enfortim del Ayuntamiento de Barcelona y de la subvención Singulars de la Generalitat de Catalunya.
La cara visible del Portal es una nueva plataforma web que se ha desarrollado específicamente. Esta se comunica a través de una API con el ERP Odoo, donde se registran todas las cuentas de usuario y donde se reciben las solicitudes de activación o desactivación de contratos. En Odoo, los contratos generan las facturas de suscripción, que se cobran mediante domiciliación bancaria y pueden consultarse a través del Portal. Para acceder al Portal se utiliza el sistema de autenticación Keycloak, que también almacena la pertenencia a grupos y la información de acceso a las herramientas. El registro de nuevos miembros o entidades se gestiona a través del sitio web de SomosNube, que utiliza WordPress. El formulario de registro se comunica con Odoo y Keycloak para verificar ciertos datos y evitar que se creen nuevas cuentas con el mismo nombre de las ya existentes.
El código desarrollado para el proyecto se publicará en GitLab bajo la licencia Affero-GPL.
¡Gracias!
Gracias por apostar por herramientas tecnológicas, con software libre y gestionadas de forma cooperativa. Creemos mucho en este proyecto, queremos que tenga aún más impacto como alternativa a los servicios corporativos que extraen los datos y generan dependencia tecnológica. Junto con vosotras lo estamos haciendo posible y el Portal es un paso más en esta dirección.
También queremos agradecer a las personas y entidades socias que en los últimos meses se han prestado a hacer pruebas mientras el Portal estaba en modo beta. Los errores que han detectado y sus comentarios nos han ayudado a mejorarlo. A la vez nos queremos disculpar por las incidencias que la implementación ha generado la última semana en algunas cuentas que han tenido problemas para trabajar en algún momento.
