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Para organizaciones que necesitan trabajar en equipo, almacenar y compartir archivos, compartir calendarios y herramientas de comunicación interna, la herramienta adecuada de CommonsCloud es la Oficina avanzada que consiste en una instancia propia de Nextcloud con varios módulos y el programa Colabora Online integrado para editar archivos.
Vídeo: funcionalidades de la oficina en dos minutos (en catalán).
La Oficina avanzada es actualmente la herramienta de CommonsCloud más utilizada por las entidades socias. Consiste en una instancia propia del software libre Nextcloud integrado con el programa de edición de archivos de oficina Colabora Online. Las entidades disponen de una Oficina propia multiusuario, normalmente con su propio dominio (dirección de su web con el subdominio “oficina” delante o la palabra que quieran), con su logotipo y color que las identifica en la cabecera. Que la oficina sea multiusuario permite que cada persona pueda entrar con su nombre y contraseña, trabajar en los mismos archivos identificando quién edita qué, compartir carpetas y archivos con diferentes grupos de personas, comunicarse entre ellas y compartir calendarios según grupos de trabajo, entre otras cosas. El equipo de CommonsCloud evalúa los módulos de Nextcloud y añade aquellos que encuentra útiles, que están en una fase estable de desarrollo y que no tienen errores importantes. Las entidades pueden decidir qué módulos activar. También pueden escribir en el equipo para proponer que se valore añadir algún módulo que han descubierto.
Funcionalidades principales
Las principales funcionalidades de la oficina avanzada son: almacenar, compartir y editar archivos; gestionar permisos a través de círculos; y compartir calendarios.
Cada persona que accede a las herramientas tiene una cuenta en CommonsCloud. Las entidades tienen un “colectivo” propio al que pueden añadir cuentas (de las personas que trabajan en la entidad, que forman parte o colaboran con la entidad y que necesitarán acceder a sus herramientas). Una vez que añadan una cuenta a su colectivo pueden decidir a qué herramientas podrá acceder aquella persona, por ejemplo darles acceso a su oficina, y qué cantidad de memoria de almacenamiento podrán utilizar. Normalmente las entidades utilizan una cuenta de usuario de gestión de la oficina que no es la cuenta personal de nadie. Esa cuenta tiene asignada la mayor parte del espacio de almacenamiento y crea una carpeta raíz en la que todo el mundo trabajará. Dentro de la carpeta raíz se crean subcarpetas por proyectos o equipos.
Tanto las carpetas como los archivos se pueden compartir. Hay tres formas básicas de compartir: con todas las personas que están en un círculo, con una persona usuaria en concreto o a través de un enlace externo. La mejor forma de gestionar los permisos dentro de una organización es utilizar los círculos. ¿Qué son los círculos? El módulo de contactos de Nextcloud permite crear círculos que agrupan a un grupo de cuentas de usuario. Se pueden dejar los círculos abiertos de forma que cualquiera se pueda añadir o hacer círculos restringidos donde es necesario que se te invite y se valide. Las carpetas y archivos (y también los calendarios o hilos de conversación) se pueden compartir con uno o más círculos. De esta forma no es necesario compartir cada cosa con cuentas individuales sino que simplemente se pone o quita una persona de un círculo y tiene acceso a lo que el círculo tiene compartido. Si alguien se incorpora a un grupo de trabajo, una comisión o un órgano de gobierno se la incorpora al círculo correspondiente y automáticamente tiene acceso a lo que necesita. Puntualmente puede ser necesario compartir una carpeta o archivo concreto con una persona, esto siempre es posible dándole acceso con su cuenta de usuaria. Y si la persona no tiene una cuenta de CommonsCloud o no tiene acceso a la oficina de la entidad también se puede crear un enlace compartido a través del cual tendrá acceso a la carpeta o archivo. En los tres casos se pueden definir las condiciones de compartición: acceso sólo de descarga, acceso de lectura, acceso de edición o permisos para dar acceso a otras personas. También se puede definir una duración pasada que el permiso caduca y, en el caso de los enlaces compartidos, una contraseña para acceder.
Evidentemente en la oficina se pueden guardar y compartir archivos con cualquier formato, pero los archivos de oficina se pueden editar directamente, sin tener que descargarlos. Se pueden editar archivos de texto (formatos ODT, DOC, DOCX), hojas de cálculo (formatos ODS, XLS, XLSX, CSV) o de presentación de diapositivas (ODP, PPT, PPTX) y también los formatos de dibujo de Libre Office (ODG). Todos estos tipos de documentos se abren en el mismo navegador con el programa Colabora Online que va guardando automáticamente los cambios y cuando se cierran quedan guardados en la oficina. También se pueden guardar en formato PDF desde el programa. Colabora Online permite que varias personas estén conectadas al mismo documento, editándolo colaborativamente. Esto funciona razonablemente bien para un grupo pequeño de personas y a medida que crece su número puede haber algunas dificultades, también puede influir el tipo de conexión que tengan. En los últimos años Colabora Online a mejorado bastante en este sentido y también desde CommonsCloud hemos trabajado de mejora del rendimiento a nivel de servidores que ha repercutido en una mejora en el funcionamiento del programa. Además en la oficina hay un editor en formato Markdown por archivos de texto simples.
La oficina también tiene un módulo de calendarios. Cualquier persona puede crear una agenda personal o calendarios compartidos. En la mayoría de organizaciones que utilizan la Oficina avanzada se crean calendarios compartidos en función de los grupos de trabajo o del nivel de participación en la entidad. Se pueden añadir eventos con sus horarios e indicar si todavía es provisional, si ya ha sido confirmado o cancelado. Es posible poner eventos recurrentes hasta una fecha (por ejemplo: cada martes de 10-11h hasta junio) y también poner a las personas que participarán con su correo (por lo que reciben una invitación y pueden confirmarla). Quien tiene varios calendarios puede mostrarlos u ocultarlos. Los calendarios tienen el formato estándar CalDav y es posible incluirlo en otras plataformas o programas. También es posible incluirlos en la aplicación de calendarios que cada uno utilice en el teléfono móvil.
Otras funcionalidades
Hay otros módulos de Nextcloud disponibles en CommonsCloud que pueden ser útiles a las entidades que utilizan la Oficina avanzada, éstas son algunas de ellas:
- Formularios: para crear formularios con las tipologías de preguntas más habituales (desplegables, casillas de validación, botones de radio, texto, fecha, hora), poder enviarlo en un enlace o compartirlo lo en la oficina, ver los resultados o guardarlos en una hoja de cálculo.
- Encuestas: para crear encuestas privadas o de acceso abierto para acordar fechas (por ejemplo de una reunión) o para elegir entre opciones.
- Control de tiempo de dedicación: para gestionar en un equipo las dedicaciones a diferentes tareas y proyectos, contar el tiempo que se dedica a algo o ponerlo posteriormente; actualmente existen dos módulos que se pueden activar con funcionalidades ligeramente diferentes (TimeTracker y TimeManager)
- Conversaciones: herramienta de conversación con diferentes hilos y posibilidad de vincular las conversaciones a otros elementos de la oficina (carpetas, archivos, …); pudiendo hacer conversación con otras personas usuarias, invitar a un grupo de personas o compartirlas con un círculo. Para las entidades es útil tener conversaciones ya definidas por proyectos o grupos de trabajo compartidas con el círculo correspondiente, por lo que quien entra en un círculo ya se encuentra las conversaciones que necesita tener compartidas. Funciona como una herramienta de foros dentro de la oficina y de una forma muy similar a una mensajería instantánea (como Telegram, Signal o Whatsapp) si cada uno se la instala como aplicación en el móvil.
- Tarjetas: para planificar tareas por equipos, permite crear paneles tipo kanban en columnas (por ejemplo: para hacer, haciendo, hecho), crear tarjetas por cada tarea y moverlas entre columnas cuando cambian de estado. Permite asignar las tareas a personas, crear subtareas con casillas de validación en la tarjeta y filtrar las tareas según proyectos o quien las tiene asignadas. Se integran con la aplicación de calendario donde se pueden ver las tareas como un calendario más.
- Contraseñas: para compartir contraseñas con otras personas del equipo. Se guardan clasificadas y con un clic se copian para engancharlas donde sea necesario.
Nextcloud y Colabora Online
Nextcloud es un software libre de oficina virtual para almacenar y compartir archivos al que se pueden añadir giro diferentes módulos. Tiene un programa para sincronizarse con archivos en carpetas en el escritorio del ordenador y también con una app móvil. Se integra con las suites de software de oficina CollaboraOnline u OnlyOffice que permiten editar directamente desde un navegador los archivos almacenados de forma colaborativa. El desarrollo se hace en abierto en el repositorio de código Github y la principal desarrolladora es la empresa alemana Nextcloud GmbH. Originalmente, fue una bifurcación (2016) del software libre OwnCloud. La preocupación por la soberanía digital, la privacidad de datos críticos y evitar las malas prácticas de las corporaciones del capitalismo de vigilancia ha hecho que en los últimos años una parte relevante de las administraciones públicas, empresas y organizaciones no gubernamentales europeas se decanten por software como Nextcloud.
Para editar documentos de oficina (procesador de textos, hoja de cálculo, presentación de diapositivas) sobre navegador web en CommonsCloud hemos optado por la integración entre Nextcloud y Collabora Online. Collabora Online es la versión para navegador del software libre Libre Office. Se puede integrar con Nextcloud y también con otros programas de oficina virtual como Owncloud, Seafile o EGroupware para editar documentos almacenados en la nube. También permite la edición simultánea de un mismo documento por parte de distintas personas. Obra y guarda documentos en el formato estándar Open Document (ODT, ODS, ODP) y también con los formatos Microsoft Office. El desarrollo se hace en abierto en el repositorio de código Github y la principal desarrolladora es la empresa letona Ascensio System SIA.
Qué es CommonsCloud
Desde 2018 nos proveemos de herramientas de nube de forma mancomunada con CommonsCloud.coop. Las personas y entidades se hacen socias de la cooperativa integral de consumo y trabajo femProcomuns y sostienen el proyecto a través de cuotas según las herramientas que utilizan. Todas las herramientas son de software libre y el proyecto tiene un enfoque tecnoético que hace que, entre otras cosas, no se comercialicen los datos. Las cuentas de usuario están integradas de forma que con el mismo nombre y contraseña se puede entrar en las diferentes herramientas que cada uno utiliza. El equipo de CommonsCloud hace el mantenimiento y actualización de las herramientas, resuelve las incidencias, hace la gestión y hace servicios de formación, acompañamiento y soporte. Ágora es un espacio de consultas, de apoyo, ayuda mutua y para compartir experiencias. Actualmente, más de sesenta organizaciones y más de setenta personas individuales son socias. Para corregir el sesgo de género inicial en las personas socias individuales se ofrecen becas por las cuotas del primer año para las mujeres que se hacen socias. Hay un servicio gratuito de oficina+correo con baja capacidad de almacenamiento para quien quiera probar el servicio o para quien quiere tener una dirección de correo y una oficina para archivos pequeños y circunstancialmente no tiene recursos para pagar una cuota. Esta opción también está pensada para que quien realiza formación en alfabetización digital no tenga que hacerlo con herramientas corporativas. La iniciativa es un proyecto antagonista al capitalismo de vigilancia y al poder de las grandes corporaciones, a la vez es un proyecto de aprendizaje compartido, sobre el uso de herramientas libres que son cada vez más maduras y eficientes. La cooperación y la comunidad son aspectos fundacionales del proyecto. Se optó por una cooperativa donde las personas y entidades usuarias fueran socias para que éstas sean co-propietarias del proyecto, en contraposición a los modelos donde éstas son el producto (para vender sus datos) o son tratadas como clientes sin voz ni voto.
“Entidades CommonsCloud” que utilizamos la Oficina avanzada
Actualmente en CommonsCloud hay más de 50 oficinas avanzadas desplegadas, entre las que tienen las entidades socias y sus proyectos, las de entidades que no son socias (básicamente organizaciones políticas que no se hacen para mantener la autonomía de la cooperativa y evitar conflictos de intereses) y las oficinas que utilizan los equipos de trabajo de femProcomuns. A continuación ponemos algunos ejemplos.
- Escuela Libre el Sol : cooperativa de servicios de formación de iniciativa social sin ánimo de lucro, con más de 25 años desarrollando formación en el mundo de la educación en el ocio y el asociacionismo en Cataluña. Utiliza una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico, órganos de gobierno y claustro de formadores/as; además utiliza la herramienta Meet de videoconferencia y la gestión de sus correos electrónicos con CommonsCloud.
- Cooperativa Transversal: se dedica a la formación, el asesoramiento y el acompañamiento en el ámbito de la comunicación, la participación ciudadana, el desarrollo local y el diseño de políticas públicas; tiene sede en Castellón. Utiliza una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y también utiliza la herramienta Meet de videoconferencia.
- Consejo de Asociaciones de Barcelona: es un espacio de intercambio y coordinación asociativo para mejorar el funcionamiento y la acción de las asociaciones barcelonesas. Utiliza una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico.
- INSTA – Servicios jurídicos ambientales: cooperativa que hace consultoría para la sostenibilidad y el derecho ambiental. Tiene sede en Tarragona. Utiliza una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y también hace la gestión de sus correos electrónicos con CommonsCloud.
- Makeatuvida: cooperativa que trabaja en la intersección entre el diseño y la ecología, fomentando el diseño abierto, el intercambio de conocimientos y la creatividad colectiva, aplicados a la reutilización en distintos contextos y situaciones. Utilizan una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y personas colaboradoras.
- LabCoop: cooperativa de segundo grado y sin ánimo de lucro formada por las cooperativas Calidoscoop, Etcèteres e ilabso, y por diversas socias colaboradoras como L’Apòstrof, Arç y Hobest. Es una de las primeras entidades que se hizo socia de CommonsCloud y utiliza una oficina avanzada para su equipo técnico.
- Mercado social de Madrid : cooperativa integral, que acoge la financiación, la producción, la distribución y el consumo; compuesta de empresas y entidades proveedoras de sectores muy diversos (banca, seguros, energía, alimentación, cuidados, servicios jurídicos, cultura, medios de comunicación, etc.); y por personas físicas en calidad de socias consumidoras. Utilizan una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y personas colaboradoras.
- Colectic: cooperativa para la inclusión , la autonomía y el apoderamiento de las personas y las comunidades en los ámbitos social, laboral y tecnológico; entendiendo y utilizando la tecnología como una herramienta de participación y transformación social. Utilizan oficinas avanzadas de CommonsCloud para varios proyectos en los que participan, entre ellos la comunalidad urbana La Traginera en el Raval de Barcelona.
- Acció Escolta de Catalunya : asociación que se dedica a la educación en la libertad desde el escultismo. Fan servir una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico.
- La Regadora: cooperativa de viviendas en cesión de uso situada en Sant Andreu de Palomar, que ha ganado uno de los solares en los antiguos cuarteles. Utilizan una oficina avanzada deCommonsCloud para sus socios y socias.
- Alquimia social: cooperativa que hace acompañamiento y asesoramiento a otras iniciativas; diseño y evaluación de programas de fortalecimiento por la administración pública y gestión de proyectos europeos. Utilizan una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y también hace la gestión de sus correos electrónicos con CommonsCloud.
- Grupo Ecos: grupo cooperativo formado por empresas que desean ser una alternativa al modelo socioeconómico actual, basada en los valores de la economía social y solidaria. Utiliza una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico y también utiliza la herramienta Meet de videoconferencia.
- Red de Conservación de la Naturaleza (XCN): red que agrupa asociaciones, fundaciones, administraciones públicas, empresas, universidades y centros de investigación que promueven la conservación de la naturaleza con implicación ciudadana en Cataluña. Utilizan una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico.
- Almena cooperativa feminista: trabaja en proyectos estratégicos de incidencia política para contribuir a un nuevo paradigma social avanzando hacia nuevos modelos de género y dejando atrás el heteropatriarcado. Utilizan una oficina avanzada de CommonsCloud para su equipo técnico.
- Esplai La Gresca: asociación que trabaja con niños, jóvenes, familias principalmente en los barrios de Pont Vell-Tiana y Quatre Cantons de Ripollet. Utilizan una oficina avanzada, además de formularios avanzados de LimeSurvey y gestión de correo electrónico con CommonsCloud por la comunalidad urbana Populus Labora.
- Icaria: cooperativa sin ánimo de lucro que gestiona proyectos sociales y educativos Reus y su área, incorporando en sus acciones una mirada transformadora, teniendo como eje principal la economía social y solidaria. Utilizan una oficina avanzada, además de gestión de correo electrónico con CommonsCloud por la comunalidad urbana de Reus.
Las entidades aquí mencionadas respondieron a la última encuesta de entidades de CommonsCloud (junio 2023) y autorizaron a hacer difusión pública de su condición de socias y el uso de las herramientas.