This post is also available in: Español (Spanish)
Per organitzacions que necessiten treballar en equip, emmagatzemar i compartir arxius, tenir calendaris conjunts i eines de comunicació interna, l’eina adequada de SomNúvol és l’Oficina avançada que consisteix en una instància pròpia de Nextcloud amb diversos mòduls i el programa Collabora Online integrat per editar fitxers.
Vídeo: funcionalitats de l’oficina en dos minuts.
L’Oficina avançada és actualment l’eina de SomNúvol més utilitzada per les entitats sòcies. Consisteix en una instància pròpia del programari lliure Nextcloud integrat amb el programa d’edició de fitxers d’oficina Collabora Online. Les entitats disposen d’una Oficina pròpia multiusuari, normalment amb el seu propi domini (adreça de la seva web amb el subdomini “oficina” davant o la paraula que vulguin), amb el seu logotip i color que les identifica a la capçalera. Que l’oficina sigui multiusuari permet que cada persona pugui entrar amb el seu nom i contrasenya, treballar en els mateixos fitxers identificant qui edita què, compartir carpetes i fitxers amb diferents grups de persones, comunicar-se entre elles i compartir calendaris segons els grups de treball, entre altres coses. L’equip de SomNúvol avalua els mòduls de Nextcloud i afegeix aquells que troba útils, que estan en una fase estable de desenvolupament i que no tenen errors importants. Les entitats poden decidir quins mòduls activar. També poden escriure a l’equip per proposar que es valori afegir algun mòdul que han descobert.
Funcionalitats principals
Les funcionalitats principals de l’oficina avançada són: emmagatzemar, compartir i editar fitxers; gestionar permisos a través de cercles; i compartir calendaris.
Cada persona que accedeix a les eines té un compte a SomNúvol. Les entitats tenen un “col·lectiu” propi al qual poden afegir comptes (de les persones que treballen a l’entitat, que en formen part o col·laboren amb l’entitat i que necessitaran accedir a les seves eines). Un cop afegeixen un compte al seu col·lectiu poden decidir a quines eines podrà accedir aquella persona, per exemple donar-los accés a la seva oficina, i quina quantitat de memòria d’emmagatzematge podran fer servir. Normalment les entitats fan servir un compte d’usuari de gestió de l’oficina que no és el compte personal de ningú. Aquest compte té assignada la major part de l’espai d’emmagatzematge i crea una carpeta arrel dins la qual tothom hi treballarà. Dins la carpeta arrel es creen subcarpetes per projectes o equips.
Tant les carpetes com els fitxers es poden compartir. Hi ha tres maneres bàsiques de compartir: amb totes les persones que estan a un cercle, amb una persona usuària en concret o a través d’un enllaç extern. La millor manera de gestionar els permisos dins una organització és fer servir els cercles. Què són els cercles? El mòdul de contactes de Nextcloud permet crear cercles que agrupen un grup de comptes d’usuari. Es poden deixar els cercles oberts de manera que qualsevol s’hi pugui afegir o bé fer cercles restringits on cal que se t’hi convidi i es validi. Les carpetes i fitxers (i també els calendaris o els fils de conversa) es poden compartir amb un o més cercles. D’aquesta manera no cal compartir cada cosa amb comptes individual sinó que simplement es posa o treu una persona d’un cercle i té accés al que el cercle té compartit. Si algú s’incorpora a un grup de treball, una comissió o un òrgan de govern se la incorpora al cercle corresponent i automàticament té accés a allò que necessita. Puntualment pot ser necessari compartir una carpeta o fitxer concret amb una persona, això sempre és possible donant-li accés amb el seu compte d’usuària. I si la persona no té un compte de SomNúvol o no té accés a l’oficina de l’entitat també es pot crear un enllaç compartit a través del qual tindrà accés a la carpeta o al fitxer. En tots tres casos es poden definir les condicions de compartició: accés només de descàrrega, accés de lectura, accés d’edició o permisos per donar accés a altres persones. També es pot definir una durada passada la qual el permís caduca i, en el cas dels enllaços compartits, una contrasenya per accedir-hi.
Evidentment a l’oficina s’hi poden desar i compartir fitxers amb qualsevol format, però els fitxers d’oficina es poden editar directament, sense haver-los de descarregar. S’hi poden editar fitxers de text (formats ODT, DOC, DOCX), fulls de càlcul (formats ODS, XLS, XLSX, CSV) o de presentació de diapositives (ODP, PPT, PPTX) i també els formats de dibuix de Libre Office (ODG). Tots aquests tipus de documents s’obren al mateix navegador amb el programa Collabora Online que va desant automàticament els canvis i quan es tanquen queden desats a l’oficina. També es poden desar en format PDF des del programa. Collabora Online permet que diverses persones estiguin connectades al mateix document, editant-lo col·laborativament. Això funciona raonablement bé per un grup petit de persones i a mesura que en creix el nombre pot haver-hi algunes dificultats, també hi pot influir el tipus de connexió que tinguin. En els darrers anys Collabora Online a millorat força en aquest sentit i també des de SomNúvol hem fet feina de millora del rendiment a nivell de servidors que ha repercutit en una millora en el funcionament del programa. A més a l’oficina hi ha un editor en format Markdown per fitxers de text simples.
L’oficina també té un mòdul de calendaris. Qualsevol persona pot crear-se una agenda personal o calendaris compartits. En la majoria d’organitzacions que fan servir l’Oficina avançada es creen calendaris compartits en funció dels grups de treball o del nivell de participació a l’entitat. S’hi poden afegir esdeveniments amb els seus horaris i indicar si encara és provisional, si ja ha estat confirmat o si s’ha cancel·lat. És possible posar esdeveniments recurrents fins una data (per exemple: cada dimarts de 10-11h fins al juny) i també posar les persones que hi participaran amb el seu correu (de manera que reben una invitació i poden confirmar-la). Qui té diversos calendaris pot mostrar-los o ocultar-los. Els calendaris tenen el format estàndard CalDav i és possible incloure’l en altres plataformes o programes. També és possible incloure’ls a l’aplicació de calendaris que cadascú faci servir al telèfon mòbil.
Altres funcionalitats
Hi ha altres mòduls de Nextcloud disponibles a SomNúvol que poden ser útils a les entitats que fan servir l’Oficina avançada, aquestes són algunes d’elles:
- Formularis: per crear formularis amb les tipologies de preguntes més habituals (desplegables, caselles de validació, botons de radio, text, data, hora), poder-lo enviar en un enllaç o compartir-lo dins l’oficina, veure’n els resultats o desar-los en un full de càlcul.
- Enquestes: per crear enquestes privades o d’accés obert per acordar dates (per exemple d’una reunió) o per escollir entre opcions.
- Control de temps de dedicació: per gestionar en un equip les dedicacions a diferents tasques i projectes, comptar el temps que es dedica a alguna cosa o posar-lo posteriorment; actualment hi ha dos mòduls que es poden activar amb funcionalitats lleugerament diferents (TimeTracker i TimeManager)
- Converses: eina de conversa amb diferents fils i possibilitat de vincular les converses a altres elements de l’oficina (carpetes, fitxers, …); podent fer conversa amb altres persones usuàries, convidar-hi un grup de persones o bé compartir-les amb un cercle. Per a les entitats és útil tenir converses ja definides per projectes o grups de treball compartides amb el cercle corresponent, de manera que qui entra a un cercle ja es troba les converses que necessita tenir compartides. Funciona com una eina de fòrums dins la oficina i d’una manera molt similar a una missatgeria instantània (com Telegram, Signal o Whatsapp) si cadascú se la instal·la com a aplicació al mòbil.
- Targetes: per planificar tasques per equips, permet crear panells tipus kanban en columnes (per exemple: per fer, fent, fet), crear targetes per cada tasca i moure-les entre columnes quan canvien d’estat. Permet assignar les tasques a persones, crear subtasques amb caselles de validació dins la targeta i filtrar les tasques segons projectes o qui les té assignades. S’ntegren amb l’aplicació de calendari on es poden veure les tasques com si fos un calendari més.
- Contrasenyes: per compartir contrasenyes amb altres persones de l’equip. Es desen classificades i amb un clic es copien per enganxar-les on calgui.
Nextcloud i Collabora Online
Nextcloud és un programari lliure d’oficina virtual per emmagatzemar i compartir fitxers al qual es poden afegir diferents mòduls. Té un programa per sincronitzar-se amb fitxers en carpetes a l’escriptori de l’ordinador i també amb una app mòbil. S’integra amb les suites de programari d’oficina CollaboraOnline o OnlyOffice que permeten editar directament des d’un navegador els fitxers emmagatzemats de manera col·laborativa. El desenvolupament es fa en obert al repositori de codi Github i la principal desenvolupadora és l’empresa alemanya Nextcloud GmbH. Originalment, va ser una bifurcació (2016) del programari lliure OwnCloud. La preocupació per la sobirania digital, la privacitat de dades crítiques i evitar les males pràctiques de les corporacions del capitalisme de vigilància ha fet que en els darrers anys una part rellevant de les administracions públiques, empreses i organitzacions no governamentals europees es decantin per programari com Nextcloud.
Per editar documents d’oficina (processador de textos, full de càlcul, presentació de diapositives) sobre navegador web a SomNúvol hem optat per la integració entre Nextcloud i Collabora Online. Collabora Online és la versió per a navegador del programari lliure Libre Office. Es pot integrar amb Nextcloud i també amb altres programes d’oficina virtual com Owncloud, Seafile o EGroupware per editar documents emmagatzemats al núvol. També permet l’edició simultània d’un mateix document per part de diferents persones. Obra i desa documents en el format estàndard Open Document (ODT, ODS, ODP) i també amb els formats Microsoft Office. El desenvolupament es fa en obert al repositori de codi Github i la principal desenvolupadora és l’empresa letona Ascensio System SIA.
Què és Som Núvol
Des de 2018 ens proveïm d’eines de núvol de manera mancomunada amb SomNuvol.coop. Les persones i entitats es fan sòcies de la cooperativa integral de consum i treball femProcomuns i sostenen el projecte a través de quotes segons les eines que fan servir. Totes les eines són de programari lliure i el projecte té un enfocament tecnoètic que fa que, entre altres coses, no es comercialitzin les dades. Els comptes d’usuàri/a estan integrats de manera que amb el mateix nom i contrasenya es pot entrar a les diferents eines que cadascú fa servir. L’equip de SomNúvol fa el manteniment i actualització de les eines, resol les incidències, en fa la gestió i fa serveis de formació, acompanyament i suport. L’Àgora és un espai de consultes, de suport, ajuda mútua i per compartir experiències. Actualment, més de seixanta organitzacions i més de setanta persones individuals en són sòcies. Per corregir el biaix de gènere inicial en les persones sòcies individuals s’ofereixen beques per les quotes del primer any per les dones que es fan sòcies. Hi ha un servei gratuït d’oficina+correu amb baixa capacitat d’emmagatzematge per qui vulgui provar el servei o per qui vol tenir una adreça de correu i una oficina per a fitxers petits i circumstancialment no té recursos per pagar una quota. Aquesta opció també està pensada perquè qui fa formació en alfabetització digital no hagi de fer-ho amb eines corporatives. La iniciativa és un projecte antagonista al capitalisme de vigilància i al poder de les grans corporacions, alhora és un projecte d’aprenentatge compartit, sobre l’ús d’eines lliures que són cada cop més madures i eficients. La cooperació i la comunitat són aspectes fundacionals del projecte. Es va optar per una cooperativa on les persones i entitats usuàries fossin sòcies perquè aquestes siguin co-propietàries del projecte, en contraposició als models on són el producte (a vendre les seves dades) o són tractades com a clientela sense veu ni vot.
“Entitats que SomNúvol” i fem servir l’Oficina avançada
Actualment a SomNúvol hi ha més de 50 oficines avançades desplegades, entre les que tenen les entitats sòcies i els seus projectes, les d’entitats que no són sòcies (bàsicament organitzacions polítiques que no se’n fan per mantenir l’autonomia de la cooperativa i evitar conflictes d’interessos) i les oficines que fan servir els equips de treball de femProcomuns. A continuació en posem alguns exemples.
- Escola Lliure el Sol: cooperativa de serveis de formació d’iniciativa social sense ànim de lucre, amb més de 25 anys desenvolupant formació en el món de l’educació en el lleure i l’associacionisme a Catalunya. Fa servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic, òrgans de govern i claustre de formadors/es; a més fa servir l’eina Meet de videoconferència i la gestió dels seus correus electrònics amb SomNúvol.
- Cooperativa Transversal: es dedica a la formació, l’assessorament i l’acompanyament en l’àmbit de la comunicació, la participació ciutadana, el desenvolupament local i el disseny de polítiques públiques; té seu a Castelló. Fa servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i també fa servir l’eina Meet de videoconferència.
- Consell d’Associacions de Barcelona: és un espai d’intercanvi i coordinació associatiu per millorar el funcionament i l’acció de les associacions barcelonines. Fa servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic.
- INSTA – Serveis jurídics ambientals: cooperativa que fa consultoria per a la sostenibilitat i el dret ambiental. Té seu a Tarragona. Fa servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i també fa la gestió dels seus correus electrònics amb SomNúvol.
- Makeatuvida: cooperativa que treballa en la intersecció entre el disseny i l’ecologia, fomentant el disseny obert, l’intercanvi de coneixements i la creativitat col·lectiva, aplicats a la reutilització en diferents contextos i situacions. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i persones col·laboradores.
- LabCoop: cooperativa de segon grau i sense ànim de lucre formada per les cooperatives Calidoscoop, Etcèteres i ilabso, i per diverses sòcies col·laboradores com L’Apòstrof, Arç i Hobest. És una de les primeres entitats que es va fer sòcia de SomNúvol i fa servir una oficina avançada per al seu equip tècnic.
- Mercado social de Madrid: cooperativa integral, que acull el finançament, la producció, la distribució i el consum; composta d’empreses i entitats proveïdores de sectors molt diversos (banca, assegurances, energia, alimentació, cures, serveis jurídics, cultura, mitjans de comunicació, etc.); i per persones físiques en qualitat de sòcies consumidores. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i persones col·laboradores.
- Colectic: cooperativa per la inclusió, l’autonomia i l’apoderament de les persones i les comunitats als àmbits social, laboral i tecnològic; tot entenent i utilitzant la tecnologia com una eina de participació i transformació social. Fan servir oficines avançades de SomNúvol per diversos projectes on participen, entre els quals la comunalitat urbana La Traginera al Raval de Barcelona.
- Acció Escolta de Catalunya: associació que es dedica a l’educació en la llibertat des de l’escoltisme. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic.
- La Regadora: cooperativa d’habitatges en cessió d’ús situada a Sant Andreu de Palomar, que ha guanyat un dels solars a les antigues casernes. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per als seus socis i sòcies.
- Alquimia social: cooperativa que fa acompanyament i assessorament a altres iniciatives; disseny i avaluació de programes d’enfortiment per l’administració pública i gestió de projectes europeus. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i també fa la gestió dels seus correus electrònics amb SomNúvol.
- Grup Ecos: grup cooperatiu format per empreses que volen ser una alternativa al model socioeconòmic actual, basada en els valors de l’economia social i solidària. Fa servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic i també fa servir l’eina Meet de videoconferència.
- Xarxa de Conservació de la Natura (XCN): xarxa que agrupa associacions, fundacions, administracions públiques, empreses, universitats i centres de recerca que promouen la conservació de la natura amb implicació ciutadana a Catalunya. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic.
- Almena cooperativa feminista: treballa en projectes estratègics d’incidència política per contribuir a un nou paradigma social avançant cap a nous models de gènere i deixant enrere l’heteropatriarcat. Fan servir una oficina avançada de SomNúvol per al seu equip tècnic.
- Esplai La Gresca: associació que treballa amb infants, joves, famílies principalment als barris de Pont Vell-Tiana i Quatre Cantons de Ripollet. Fan servir una oficina avançada, a més de formularis avançats de LimeSurvey i gestió de correu electrònic amb SomNúvol per la comunalitat urbana Populus Labora.
- Icaria: cooperativa sense ànim de lucre que gestiona projectes socials i educatius Reus i la seva àrea, incorporant en les seves accions una mirada transformadora, tenint com a eix principal l’economia social i solidària. Fan servir una oficina avançada, a més de gestió de correu electrònic amb SomNúvol per la comunalitat urbana de Reus.
Les entitats aquí mencionades van respondre la darrera enquesta d’entitats de SomNúvol (juny 2023) i van autoritzar a fer difusió pública de la seva condició de sòcies i l’ús de les eines.