La Oficina
Se utiliza una Oficina avanzada multiusuario con 100Gb de capacidad. Inicialmente, se transfirieron los documentos que el Ateneo tenía en cuentas personales gratuitas de GoogleDrive y después se ha ido añadiendo la documentación y recursos que el ateneo ha ido generando. Hasta ahora no ha sido necesario ampliar la capacidad, a pesar del uso intensivo de la oficina, se está utilizando menos de la mitad de su capacidad. La Oficina es una instancia del software libre Nextcloud en los servidores de CommonsCloud. Se realiza su mantenimiento y se actualiza conjuntamente con el resto de instancias, después de haber probado las nuevas versiones.
Además de la transferencia inicial de archivos, se preparó la oficina para reproducir la estructura de trabajo y gobernanza del ateneo. Para ello se utilizaron los “Círculos” de Nextcloud que permiten gestionar el acceso a las carpetas. De modo que, si se incorpora una persona nueva al equipo, no es necesario darle acceso a cada carpeta que debe utilizar (aunque se podría), sino que se le incluye en los círculos que le corresponden y automáticamente tiene acceso a los documentos de trabajo. La estructura básica de permisos es una carpeta madre para el equipo técnico (con subcarpetas que reproducen la estructura de funcionamiento y servicios), una para el Comité Rector y otra para entidades de la Asamblea. Posteriormente, se han creado círculos para algunos grupos de trabajo de la red de ateneos cooperativos, la Xarxa d’Ateneus Cooperatius (XAC) a las que el AteneuBNord ha facilitado esta herramienta.
Una vez preparada la oficina, en enero de 2022, se realizó una primera formación por vídeoconferencia al equip técnico, en la cual cada persona ya tenía o creaba su cuenta y podía realizar pruebas de manera práctica. A esta formación le siguieron algunas más y las personas trabajadoras (técnicas) adoptaron fácilmente la herramienta.
El equipo de femProcomuns resuelve dudas que puedan surgir y también atiende a las nuevas personas que se incorporan. Pero varias personas técnicas del ateneo conocen bien la herramienta para dar apoyo a las compañeras. En la oficina se guardan y editan documentos de trabajo y también el material gráfico generado por el equipo de diseño. Archivos y carpetas son compartidas para quienes están en un círculo y se pueden compartir puntualmente con otros directamente, si tienen una cuenta, o mediante enlaces externos, gestionando los permisos necesarios (descarga, visualización, edición) que pueden ser por duración limitada o indefinida.
El Ateneo utiliza otras herramientas de la Oficina. De las diferentes aplicaciones de Nextcloud que se pueden activar en CommonsCloud, tiene activada la de encuestas (para acordar una fecha para una reunión, por ejemplo) y de formularios sencillos. De los calendarios se utiliza un calendario para las actividades internas y otro para las públicas, además de uno para el círculo de cultura La Perifèrica. Y también se utiliza el repositorio de contraseñas encriptadas, que antes se compartían de forma no formalizada o poco segura.
Las salas de Videoconferencia
Junto a la oficina, las salas de videoconferencia son la otra herramienta más utilizada del Ateneo. Se utiliza el servicio Meet básico superior de CommonsCloud, esto es un servicio de videoconferencia. Se utiliza el software libre BigBlueButton, creado para la formación universitaria, instalado en la infraestructura de Meet.coop. Se han definido 3 salas de reuniones por si es necesario realizar reuniones en paralelo, además de 2 salas de formaciones (con menos permisos para los asistentes) y una “sala de actos“. También hay una “Sala XAC” para las reuniones de grupos de trabajo donde el ateneo participa y aporta la herramienta.
Tanto las reuniones del equipo técnico, como algunas del Comité Rector, se alternan entre presenciales y por videoconferencia. También muchas formaciones y algún acompañamiento se hacen en formato online.
Los formularios avanzados
A pesar de disponer de un módulo de formularios en la oficina, el ateneo requiere de una herramienta más avanzada de formularios con funcionalidades avanzadas, especialmente para su servicio de mapeo y diagnóstico. Por eso se utiliza LimeSurvey, que permite formular preguntas condicionales y que ofrece resultados con gráficos estadísticos, entre otras cosas. Principalmente, se utilizan para las encuestas a entidades del territorio y para las buenas prácticas, además de algunas formaciones en centros educativos o profesorado.
El CRM
La gestión de contactos del ateneo siempre se ha hecho de forma informal o artesana, principalmente a través de hojas de cálculo y también de listas dentro de Mailchimp, herramienta que todavía se utiliza para enviar Boletín y mensajes masivos. En la práctica no ha habido una herramienta común a todo el equipo técnico para gestionar y realizar un seguimiento adecuado de los contactos. La herramienta de backoffice para registrar actividades del ateneo podría cumplir en parte esta función, pero no totalmente. Por eso, una vez implementadas las herramientas más necesarias para el ateneo (oficina, videoconferencia, formularios) se abordó la cuestión de la gestión de contactos. Después de analizar varias opciones, se ha optado por utilizar las funciones de CRM del software libre Dolibarr, por lo que se ha activado una instancia de los servidores de CommonsCloud. Actualmente, se está en fase de definir bien el etiquetado que se desea para el filtrado de contactos y preparar la importación desde Mailchimp y hojas de cálculo. Además de una gestión conjunta de contactos, la idea es dejar de utilizar Mailchimp y pasar a hacer los boletines y envíos desde la misma herramienta.
El backoffice de la XAC
Para el registro, tanto de las actividades del ateneo como de las personas que participan en él o las que reciben acompañamiento, se utiliza una herramienta de “Backoffice”, que inicialmente impulsó Coópolis (ateneo cooperativo de Barcelona) y que han ido adoptando el resto de ateneos. La herramienta está desarrollada por Codi cooperatiu, y femProcomuns se hace cargo de su alojamiento y despliegue de las anualidades. Esta herramienta también facilita la exportación de información para la justificación de las anualidades de los ateneos. En 2021 en el Barcelonés norte el Backoffice se utilizaba poco y la introducción de datos estaba concentrada en pocas personas. Durante el 2022 se tomó la decisión de adoptarlo por parte de todo el equipo técnico y a principios de 2023 se hicieron formaciones. Actualmente, las participantes se inscriben directamente en el Backoffice y las personas técnicas registran todas las actividades y actuaciones.
La página web
La página web ya utilizaba software libre (WordPress) y se ha mantenido. También se ha utilizado WordPress para la nueva web del círculo de cultura La Periférica. Las tareas relacionadas con la página web las realizan entidades del ateneo o bien proveedoras locales.
El diseño gráfico de las webs del ateneo y de La Periférica están a cargo de La Page Original y de DIP respectivamente, el diseño web y cuestiones técnicas de configuración corren a cargo de Pimpampum. Para los mapas de la economía solidaria y de los proyectos culturales del Barcelonès Nord se analizó lo que se había utilizado en anualidades anteriores y finalmente se optó por utilizar mapas de Pamapam incrustados, apostando por un proyecto compartido en la economía solidaria catalana, impulsado por la XES y con software libre, que responde a las necesidades de visibilizar las iniciativas de mercado social y comunitarias. El ateneo añade las iniciativas que ya están en el Pamapam y también iniciativas que no están en él, pero que es importante visibilizar en el territorio. Por encargo del ateneo, Pimpampum ha desarrollado una herramienta de directorio y buscador que complementa el mapa y permite filtrar resultados.
Mastodon
En febrero de 2023, siguiendo la invitación del Ateneu cooperatiu de les Terres Gironines, se abría una cuenta del Ateneu cooperatiu del Barcelonès Nord en el nodo mastodon.economiasocial.org de la red federada Mastodon. Al empezar a trabajar en el ateneo en 2021 evaluamos el uso de las redes sociales, nos dimos cuenta de que la incidencia se daba más fuera que dentro del territorio del Barcelonés Norte y que potencialmente nos podían hacer perder mucho tiempo de trabajo. Se decidió mantener la presencia en Twitter, Facebook e Instagram, además de hacer más activo el canal de Telegram y publicar vídeos en Youtube, pero potenciando las interacciones con cuentas locales y/o relacionadas con la actividad del ateneo y en paralelo fortalecer la relación con los medios de comunicación locales. También se consideró el uso de redes no dependientes de las corporaciones del capitalismo de vigilancia como Meta, Twitter y Google. El nuevo nodo de Mastodon fue la ocasión de empezar a utilizar otra red con la complicidad de otros ateneos y agentes de la economía solidaria. Desde entonces se realizan publicaciones regulares y el número de cuentas seguidas y seguidores ha ido creciendo, con lo que se está configurando una nueva red de relaciones por las que el ateneo se comunica. Existe el reto de que la red crezca en presencia en el territorio donde el ateneo actúa.
Todo lo que necesita el ateneo, con software libre y tecnoético
El Ateneo cooperativo está en un proceso avanzado para proveerse de todas las herramientas que necesita con opciones de software libre y tecnoéticas, provistas por sus propias cooperativas impulsoras, por otras entidades de la economía social y solidaria catalana y/o por proveedores locales. Este proceso ha sido fácil porque no se ha realizado ni de forma brusca ni sin acompañamiento. Se han hecho formaciones cuando ha sido necesario y se ha dispuesto de horas de apoyo para ayudar a las personas que las tenían que utilizar. Además, se han escogido buenas herramientas que han aportado funcionalidades que el ateneo ha podido aprovechar para hacer mejor su trabajo. Para femProcomuns es una experiencia interesante, que se añade a los demás casos de acompañamiento por la transición tecnológica de organizaciones que se hace desde CommonsCloud pero que, en este caso, hemos podido vivir “desde dentro”.
