SomNúvol estrena un nou Portal que facilita la gestió tant dels comptes personals com dels col·lectius a través dels quals les entitats incorporen persones i els donen accés a les eines contractades. El nou Portal també permet consultar les factures emeses i millora la gestió interna per part de la cooperativa.
Accés al Portal
L’accés al portal es fa des de la següent adreça web…
… per accedir-hi cal fer servir el mateix compte d’usuàri/a que es feia servir fins ara per accedir a les eines de SomNúvol.
Contrasenya
La contrasenya és la mateixa, una única contrasenya que es fa servir per accedir al Portal i a totes les eines a les quals tingueu accés. Però el primer cop que entreu al Portal, el nou sistema d’autentificació us demanarà que la canvieu i us enviarà un correu per validar-la. Us recomanem que poseu la mateixa contrasenya que teníeu, però pot ser que les condicions de seguretat del nou sistema no us deixin i l’hàgiu de canviar. Tingueu-ho en compte perquè, si l’heu de canviar, canviarà també la que feu servir per accedir a les eines (Oficines, ERP-CRM, Videoconferència, etc.).
Guia del Portal
S’ha elaborat una Guia que explica com fer servir el Portal, tant per a persones individuals com per a entitats sòcies, per les que en fan un ús personal i per les que gestionen col·lectius, així com per les persones usuàries de Tast-SomNúvol o que ho són a través d’una entitat.
Guia del PortalQuè us demanem?
Demanem a les persones i entitat sòcies i la resta d’usuàries que ens confirmeu que podeu entrar al Portal i si el que hi trobeu és correcte (perfil, llengua de comunicació, correu, serveis contractats, col·lectius als quals pertanyeu, …).
I si no és correcte que ens doneu el màxim d’informació perquè puguem estudiar perquè pot fallar. Per fer-ho d’una manera endreçada us demanem que ho feu a través del formulari següent.
Formulari d'observacions sobre el Portal SN
D’altra banda, s’obrirà un espai a l’Àgora per fer seguiment de l’ús del Portal.
Novetats
La principal novetat del Portal és que facilita la contractació d’eines, que ja no es farà des d’un formulari. A més permet actualitzar les dades personals i de facturació, així com veure les factures emeses. També facilita la gestió de col·lectius, dels comptes que en formen part i de l’accés d’aquests a les eines contractades.
Seccions del Portal
En entrar al Portal es veu el Perfil propi amb les dades bàsiques, on és possible canviar el correu electrònic, la contrasenya, la llengua de la interfície i/o la llengua en què es volen rebre les comunicacions.
Sota el nom, a l’esquerra de la pantalla, hi ha un camp desplegable on diu “Col·lectiu”. Qualsevol persona sòcia té un col·lectiu amb el seu nom, encara que no el faci servir (per si volgués contractar eines multiusuàri/a i compartir-les amb altres persones) i les persones que administren o formen part d’un col·lectiu hi poden escollir el col·lectiu del qual formen part.
El menú lateral esquerra del Portal mostra, a més del Perfil, els apartats “Serveis” (eines contractades i gestió d’accés), “Contractes” (per contractar noves eines o rescindir un contracte), “Factures” (per veure les factures emeses) i “Col·lectius” (per veure les altres persones que formen part d’un col·lectiu o per gestionar la pertinença).
Novetats per a persones sòcies usuàries
Com a persona sòcia usuària el Portal permet:
- Editar el perfil propi, canviar correu o contrasenya
- Gestionar des de “Serveis” les eines contractades
- Contractar noves eines o extres de les eines ja contractades des de “Contractes” i també fer la petició de baixa d’un contracte
- Veure les factures emeses des de “Factures”
- Gestionar un “Col·lectiu” propi per convidar altres persones a fer servir les eines o crear subcol·lectius (família, amistats, …)
Novetats per a les entitats sòcies usuàries
Les persones que gestionen una entitat sòcia usuària a través del Portal poden:
- Escollir al desplegable el Col·lectiu de l’entitat o els seus subcol·lectius
- A través del menú “Col·lectiu” gestionar el col·lectiu o subcol·lectiu escollit al desplegable, convidar persones (ja usuàries de SomNúvol o noves) al col·lectiu.
- A través del menú “Col·lectiu” decidir si donar el rol “administrador” a altres persones de l’entitat
- A través del menú “Contractes” contractar noves eines o fer petició de baixa dels contractes de l’entitat pel seu Col·lectiu o subcol·lectius. També consultar les característiques del contracte.
- A través de “Serveis” accedir a gestionar quines persones del Col·lectiu poden accedir a cada eina i si tenen rol d’administració (que permet donar accés a altres persones).
- Veure les factures emeses des de “Factures”
Aquesta gestió de col·lectius fins ara es feia a través de la plataforma “Gent” (gent.commonscloud.coop) i ara es passa a fer des del Portal, d’una manera més intuïtiva i, sobretot, sense necessitat de passar un enllaç per afegir persones, ja que es pot convidar des d’un botó dins el portal i assignar un rol. Les persones convidades a un col·lectiu rebran un enllaç al seu correu, si ja tenen un compte de SomNúvol podran entrar al Portal i veuran el nou col·lectiu del qual formen part, si encara no tenien un compte, trobaran un formulari per crear-lo.
Novetats per a persones usuàries no sòcies
Les persones usuàries que no són sòcies i que fan servir eines de SomNúvol a través del servei Tast o bé perquè formen part d’una entitat sòcia o aquesta les ha convidat, també tenen accés al Portal on poden:
- Editar el propi perfil, canviar correu o contrasenya
- Veure a “Serveis” les eines a les quals tenen accés
- Veure a “Col·lectiu” els col·lectius o subcol·lectius dels quals formen part
Tarifes
Amb el Portal es re-estructuren les tarifes de manera que hi ha uns productes base (Oficina bàsica, Oficina avançada, Gestor ERP-CRM, Videoconferència bbb-sales, …) als quals es poden aplicar uns “extra” (ampliació de capacitat de memòria, videoconferència des de l’Oficina, més dominis de correu, mòdul Veri*factu, etc…).
Per exemple algú que tingui contractada l’Oficina bàsica:
– Pot afegir els extres L, XL i XXL per ampliar la memòria
– Pot afegir l’Extra BBB per tenir el mòdul de videoconferència
I qui fins ara tenia una “Oficina bàsica mitjana” o “Oficina bàsica superior” passa tenir una “Oficina bàsica + Extra L” o “Oficina bàsica + Extra XL”.
En la majoria dels casos les tarifes no canvien, es manté la mateixa tarifa amb la nova estructura. Qui faci el pagament de quotes el mes de maig ja ho veurà d’aquesta manera en la seva factura. Pot ser que hi hagi algun petit canvi de decimals per l’arrodoniment.
Tarifes que canvien
Les úniques tarifes que canvien de forma rellevant són les del Correu. Aquest canvi no té a veure amb la implementació del Portal sinó que és degut a l’augment de costos en la prestació del servei. Aquests ja s’havien produït fa uns mesos, però no s’havien repercutit a les entitats usuàries esperant fer-ho amb la nova estructura de tarifes. Així el cost del Correu avançat ha passat a ser de 90€/any (iva inclòs) i de 10€/mes (iva inclòs). El Correu avançat amb “Extra XL” (fins a 5 dominis i ampliació de memòria) ha passat a 130€/any (iva inclòs) i 15€/mes (iva inclòs). El correu que s’inclou en l’Oficina bàsica no varia el preu d’aquesta.
Tecnologia darrere el Portal
Des de 2018 la gestió unificada de comptes s’havia fet amb la plataforma pròpia “Gent” que permetia crear comptes i donar-los accés a eines, de manera que per les diferents eines contractades no calia fer servir comptes i contrasenyes diferents. També permetia a entitats i col·lectius afegir persones als seus equips i donar-los accés a les eines contractades.
L’any 2023 es va iniciar el projecte “GGent” per crear un Portal que, a més del que feia Gent, es comuniqués amb l’ERP. A l’ERP s’hi registren els contractes i es generen les factures, reduint part de la feina manual i agilitzant els processos, alhora que facilitant a les usuàries les altes i les baixes i l’accés a les seves factures. També facilita a les entitats una gestió més fàcil i intuïtiva dels seus equips. GGent ha donat lloc, el 2026, al Portal SomNúvol on femProcomuns ha treballat conjuntament amb les cooperatives Còdec i Coopdevs. En diferents moments el projecte ha rebut el suport de la subvenció Enfortim de l’Ajuntament de Barcelona i de la subvenció Singulars de la Generalitat de Catalunya.
La cara visible del Portal és una plataforma web nova que s’ha desenvolupat expressament. Aquesta es comunica a través d’API amb l’ERP Odoo on es registren tots els comptes d’usuària i on arriben les peticions d’alta o de baixa dels contractes. A Odoo els contractes generen les factures de quota que es cobren per domiciliació i poden ser consultades a través del Portal. Per accedir al Portal es fa servir el sistema d’autentificació Keycloak que també guarda la pertinença a col·lectius i la informació d’accés a les eines. L’alta de noves persones o entitats sòcies es fa des del web de SomNúvol que fa servir WordPress i el formulari d’alta es comunica amb Odoo i Keycloak per comprovar algunes dades i que no es generin comptes nous amb el mateix nom que els ja existents.
El codi elaborat en el projecte es publicarà a GitLab amb llicència Affero-GPL.
Gràcies!
Gràcies per apostar per eines tecnoètiques, amb programari lliure i mancomunades de forma cooperativa. Creiem molt en aquest projecte, volem que tingui encara més impacte com a alternativa als serveis corporatius que extreuen les dades i generen dependència tecnològica. Juntament amb vosaltres ho estem fent possible i el Portal és un pas més en aquesta direcció.
