BBB sales, canvis en l’eina de videoconferència de SomNúvol

Les persones i entitats sòcies, a partir d’ara, podran escollir entre dues maneres de tenir un servei de videoconferència:

• Si no tenen una oficina a SomNúvol: servei monousuari com a eina independent a través de bbbsales.somnuvol.coop
• Si tenen una oficina bàsica o avançada a SomNúvol: servei monousuari o multiusuari dins la seva oficina.

En tots dos casos la interfície visual d’accés i gestió de sales és el programari lliure Nextcloud, en el primer cas limitat al servei de videoconferència i en el segon amb totes les seves funcionalitats d’oficina.

Des d’aquestes dues aproximacions s’han definit diferents opcions amb diferents tarifes per respondre a les diferents necessitats de les persones i entitats.

Motius pel canvi

Durant la pandèmia del COVID-19 l’any 2020 vam participar amb altres cooperatives del món en posar en marxa un servei compartit de videoconferència basat en el programari lliure BigBlueButton (BBB) que hem estat fent servir fins ara. L’experiència de Meet.coop va ser bona per respondre a aquella situació, per compartir coneixement i guanyar experiència. En el darrer any vam començar a fer proves dins l’equip de SomNúvol i amb algunes entitats sòcies per internalitzar aquest servei. Això ens permet tenir un millor control sobre les actualitzacions i donar una millor resposta a les usuàries. Mantenim la participació a Meet.coop com a espai de compartir coneixement amb altres cooperatives.

Què canvia?

Amb aquesta internalització també hem fet una revaloració del servei, de les infraestructures necessàries, dels seus costos i de la dedicació que cal a l’equip. També hem analitzat les diferents necessitats de les entitats i persones sòcies mirant de donar opcions per a totes. Pel que fa a programari tenim clar que ens agrada BigBlueButton pel seu funcionament i funcionalitats, però ho hem estat valorant i hem decidit descartar el programari d’interfície de gestió de sales Greenlight i apostar per un mòdul de Nextcloud. Aquest és un programari que coneixem bé perquè és el que fem servir per a les oficines i darrerament ha incorporat una bona integració amb BBB. Això també ens facilita la gestió de comptes d’usuària integrada.

Quan vam impulsar Meet.coop no teníem previsions de la càrrega dels servidors, del tràfic o dels possibles consums. Per simplificar (o perquè el programari del moment no ho permetia) es van donar opcions que realment no limitaven el nombre de persones connectades ni d’enregistraments de vídeo, es donaven només recomanacions. En definir el nou servei hem tingut en compte el que ja hem après. Hi ha opcions per qui no necessita enregistrament de vídeo i per qui en necessita, i no s’emmagatzemen els enregistraments indefinidament. I les diferents opcions de nombre de sales o de persones connectades té un límit tècnic real.

Tot i aquests canvis s’ha procurat tenir unes tarifes similars a les que hi havia, no totes les opcions són equivalents però s’assemblen. En alguns casos la tarifa equivalent fins i tot baixa o millora algunes característiques. En altres aspectes s’afegeixen limitacions (com en el límit d’emmagatzematge) per la sostenibilitat del servei.

Resumint els canvis:

• Opcions similars però re-organizades, atenció a les diferents necessitats
• Greenlight per Nextcloud com a eina de gestió de sales
• Enregistrament de vídeo no il·limitat
• Límits de sales i nombre de connexions reals

Opcions i tarifes

Eina independent a través de bbbsales.somnuvol.coop

Aquestes opcions són per les persones o entitats que no tenen una oficina contractada a SomNúvol i simplement volen un servei de videoconferència. Totes dues són “monousuari”, el que vol dir que hi ha un sol compte administrador, però evidentment es poden connectar diferents persones a través d’un enllaç i dins la sala de videoconferència distribuir rols de presentació o moderació. Si es vol tenir més d’un compte administrador cal anar a les opcions integrades amb l’Oficina avançada.

• • BBB sales Bàsic simple
    • Tarifa: 100€/any – 10€/mes
    • Gestió: Monousuari amb una interfície de Nextcloud a través de bbbsales.somnuvol.coop, bbbsalas.somosnube.coop o bé bbbrooms.commonscloud.coop
    • Màxim de sales: 10
    • Màxim persones per sala: 20
    • Enregistrament: No
    • Canvis: mateixa tarifa que Bàsic-simple de la tarifa antiga, limitació de sales, limitació real de persones per sala però en permet 20 en lloc de les 10 recomanades fins ara, ja no permet enregistrament.
  • BBB sales Bàsic superior
    • Tarifa: 215€/any – 25€/mes
    • Gestió: Monousuari amb una interfície de Nextcloud a través de bbbsales.somnuvol.coop, bbbsalas.somosnube.coop o bé bbbrooms.commonscloud.coop
    • Màxim de sales: 30
    • Màxim persones per sala: 30
    • Enregistrament: Sí (amb esborrament + antics de tres mesos)
    • Canvis: mateixa tarifa que Bàsic-mitjà de la tarifa antiga, limitació de sales, limitació real de persones per sala, però permet 30 persones en lloc de les 20 recomanades fins ara, permet enregistrament, però s’esborra amb 3 mesos d’antiguitat (cal descarregar els vídeos que es vulguin conservar)

Aquesta opció és per qui ja té una Oficina bàsica amb SomNúvol (oficina.somnuvol.coop, oficina.somosnube.coop, office.commonscloud.coop) i vol BBB integrat a l’Oficina. Està pensat per a persones individuals que volen tenir un servei de videoconferència propi. S’escull com un extra sobre la quota contractada d’una Oficina bàsica+correu. Quan diem que és “monousuari” vol dir que hi ha un sol compte d’administració, evidentment permet connectar diverses persones a través d’un enllaç.

• Extra BBB S (monousuari) de l’Oficina bàsica
  • • Tarifa: 90€/any – 9€/mes
    • Gestió: Monousuari
    • Màxim de sales: 10 sales
    • Màxim persones per sala: 20
    • Enregistrament: No
    • Canvis: tarifa una mica inferior a la tarifa ‘BBB sales Bàsic simple’ però amb les mateixes condicions.

Aquesta opció és per qui, bàsicament entitats, ja té una Oficina avançada amb SomNúvol i vol BBB integrat a l’Oficina. Hi ha una versió molt econòmica monousuari i sense enregistrament i les altres 2 opcions són «avançades» respecte les opcions de BBB sales, ja que permeten diferents comptes d’administració i més nombre de sales i participants a les videoconferències. Si algú no té oficina i vol aquest servei ha de contractar una oficina expressament i afegir-hi l’Extra, perquè l’Oficina és la interfície que permet fer-ne la gestió.

• Extra BBB S (bàsic monousuari) de l’Oficina avançada
  • • Tarifa: 90€/any – 9€/mes
    • Gestió: Monousuari (un sol compte gestiona les sales)
    • Màxim de sales: 10 sales
    • Màxim persones per sala: 20
    • Enregistrament: No
    • Canvis: tarifa una mica inferior a la tarifa Bàsic-simple en oficina compartida però amb les mateixes condicions.
• Extra BBB L (avançat simple multiusuari) de l’Oficina avançada
  • • Tarifa: 485€/any – 45€/mes
    • Gestió: Multiusuari
    • Màxim de sales: 5 sales per compte comú + 30 sales per compte gestor
    • Màxim persones per sala: 50
    • Enregistrament: Sí (amb esborrament + antics de tres mesos)
    • Canvis: tarifa igual a la tarifa Bàsic-superior antiga, amb límit de sales, però amb més comptes que les poden fer servir i amb un compte gestor que en pot crear fins a 30, amb límit real de persones per sales igual al que hi havia recomanat, permet enregistrament, però s’esborra amb 3 mesos d’antiguitat (cal descarregar els vídeos que es vulguin conservar).
• Extra BBB XL (avançat superior multiusuari) de l’Oficina avançada
  • • Tarifa: 900€/any – 90€/mes
    • Gestió: Multiusuari
    • Màxim de sales: 5 sales per compte comú + sales il·limitades per compte gestor
    • Màxim persones per sala: 100
    • Enregistrament: Sí (amb esborrament + antics de tres mesos)
    • Canvis: tarifa una mica inferior la tarifa avançada antiga, amb límit de sales, però amb més comptes que les poden fer servir i amb un compte gestor que en pot crear il·limitades, amb límit real de persones per sales igual al que hi havia recomanat, permet enregistrament, però s’esborra amb 3 mesos d’antiguitat (cal descarregar els vídeos que es vulguin conservar).

Passos a seguir

Des de SomNúvol ens posarem en contacte amb les persones i entitats que tenen contractada l’eina de videoconferència i els proposarem una de les opcions, deixarem fins al 23 de gener perquè ens ho confirmin o ens diguin quina altra opció volen.

A partir d’aquí:

• Els donarem accés a la nova eina amb l’opció escollida (caldrà tornar a crear les sales)
• Canviarem el contracte a partir de la seva data de renovació (mantindrem el contracte actual fins que es renovi i en els casos que s’esculli una opció d’un cost inferior retornarem la diferència)
• Preguntarem qui necessita descarregar enregistraments de vídeo antics i, si cal, donarem instruccions per fer la descàrrega i un termini per fer-ho.

Passat un període d’un mes de la posada en marxa del nou servei es donaran de baixa els serveis anteriors.